Kundenbericht: Jahresreport Amnesty International mit InDesign & XML

Eine Publikation, mehrere 100 Seiten, verschiedene Sprachen und wenig Zeit – eine echte Herausforderung!

Jeder, der schon einmal mit der Generierung von langen Dokumenten zu tun hatte, weiß, was für ein Aufwand dahintersteckt. Da bleibt keine Zeit, jede Seite einzeln zu layouten. Der Arbeitsablauf muss möglichst effizient und effektiv sein.

Diese Herausforderung bestand auch bei der Erstellung des Jahresberichtes von Amnesty International, bei der ich mitgearbeitet habe.

Ausgangslage

Die Inhalte des Jahresreportes werden von vielen verschiedenen Autoren, verteilt über die ganze Welt, verfasst. Hier gilt es, Standards für das Erfassen von Texten zu schaffen. Andernfalls entstehen schnell unkalkulierbare Aufwände für Formatanpassungen im Satz, erst recht, wenn es mehrere Korrekturzyklen gibt. Aus diesem Grund hat sich Amnesty International entschieden, das webbasierte Tool Booktype der Firma Sourcefabric zum kollaborativen Schreiben einzusetzen.

Über die Weboberfläche können Publikationen angelegt, Inhalte über einen integrierten Editor mit vorgegebenen Formaten erstellt, im Status verwaltet, an die Übersetzung weitergeleitet und in verschiedene Kanäle ausgegeben werden. Das Alles unter präzisen Vorgaben, so dass im Gegensatz zu Word und anderen Programmen kein Formatwirrwarr mehr entstehen kann, was zu einer uneinheitlichen Ausgabe oder manuellen Anpassungen führen würde.

Umsetzung der Printversion

Die Inhalte aus Booktype können direkt in verschiedene Kanäle ausgegeben werden, beispielsweise für Webseiten. Die Umwandlung von Datenbankinhalten in HTML ist relativ einfach, ganz im Gegensatz zur Erstellung von Druckdaten. Aus Datenbanken Druck-​PDFs zu erstellen, ist inzwischen möglich, gerade bei komplexen Layouts, designtechnisch und typografisch hohen Ansprüchen aber schwierig bis unmöglich (Hurenkinder, Fußnoten und Weiteres sind im Web auch nicht verbreitet und Feintypografie im Web kommt erst langsam in Fahrt).

Aus diesem Grund wurde InDesign als Werkzeug zur Erstellung des Printoutputs von Sourcefabric in Betracht gezogen. Da es an entsprechendem eigenen Know-​how fehlte, wurde ich zu Rate gezogen. Ergebnis unseres Startupmeetings: InDesign kann durchaus mit Datenbankinhalten umgehen – mit der vorhandenen XML Schnittstelle oder mit Hilfe von Plugins. Auf Grund der Gegebenheiten haben wir uns für XML entschieden, da es alle Anforderungen abdeckte.

Die erste Ausgabe

Um den Arbeitsablauf und die Funktionalität zu testen und mögliche Probleme aufzuspüren, wurden nach der Erstanalyse zunächst einige Testläufe mit kleinen Datenmengen durchgeführt. Test-​XMLs wurden aus Booktype exportiert und in eine von Amnesty International gestellte InDesign Datei importiert. Hierbei traten einige Probleme bei dem Aufbau der XML-​Daten auf (insbesondere Whitespacing). Das Template erwies sich als funktional unzureichend, denn es war optimiert für den „Handsatz“.

Daraufhin wurde ein komplett neues InDesign-​Template erstellt, welches die Logik des XML-​Mengensatzes toleriert und diverse InDesign-​Funktionen zur Satzkontrolle nutzt (Hurenkinder und Schusterjungen, Absätze zusammenhalten, GREP-​Stile, Einsatz von Variablen), sowie alle statischen Elemente besitzt (Kolumnentitel, Inhaltsverzeichnisseite, etc.). Durch die Zuweisung von vordefinierten InDesign-​Formaten zu XML-​Tags wurden alle Inhalte aus Booktype so ausgegeben, wie vom Ersteller laut Corporate Design gewünscht. Fehler in der Formatnutzung durch die Autoren konnten in den Korrekturzyklen somit schnell an die Verursacher zurückgegeben werden. Und hier der Hinweis auf eine der goldenen Regeln des datenbankbasierten Publizierens: Änderungen immer in der Datenquelle vornehmen! Sonst taucht das Problem bei jeder Korrektur auf und muss jedes Mal aufs Neue per Hand geändert werden.

Während des Projektes wuchsen die Anforderungen stetig. Weitere XML-​Tags für neue Inhaltselemente wurden hinzugefügt, das InDesign Template angepasst, und um neue Formate ergänzt. Diese Test- und Überarbeitungsphase ging mehr oder weniger nahtlos in die Produktionsphase über. Eine XML-​Datei der fertigen Inhalte wurde aus Booktype exportiert, in InDesign importiert und automatisch gesetzt. Als erstes wurde die englische Ausgabe produziert. Um Probleme im Prozess ausfindig zu machen, wurden die Dokumente kontrolliert, Fehler protokolliert und das Protokoll zuzüglich exportiertem PDF zurückgemeldet. Die Problemstellen wurden dann für den nächsten Lauf in Booktype gefixt.

Parallel zur englischen Ausgabe wurde auch mit der Produktion anderer Sprachen begonnen, darunter Spanisch, Französisch, Arabisch und weitere. Die XML-​Struktur und das vorhandene Template konnten hierfür genutzt werden. Es musste lediglich in einem Absatzformat des Templates die Spracheinstellung entsprechend der Ausgabesprache angepasst werden, welche sich auf alle anderen Formate vererbte. Eine Ausnahme dabei war Arabisch. Wer schon mal arabischen Text gesetzt hat, weiß um die Besonderheiten. Es fängt simpel an: Gängige Schriftarten bieten nicht die notwendigen Glyphen. Schlimmer noch: Der Satz läuft von rechts nach links (außer lateinische Begriffe oder Zahlen). Nicht nur die Buchstaben, auch die Seiten und Spalten sind für europäische Augen „vertauscht“. InDesign kann dies nur in der ME (Middle East) Version umsetzen, oder via Plugins. In Sachen XML ändert sich aber nichts. Auch hier stand also der Umsetzung mit dem bestehenden Workflow nichts im Wege.

Die umfangreichen Vorarbeiten zur Definition des Workflows und des InDesign Templates haben sich letztendlich ausgezahlt. InDesign lieferte die gewohnte Satz- und PDF-​Qualität und bot, im Gegensatz zu Datenbank-​zu-​PDF Lösungen, jederzeit die Möglichkeit manuelle Korrekturen vorzunehmen. Die letztendliche Produktion der Ausgaben alle Sprachen fand in sehr kurzer Zeit statt. Mit einem Workflow auf Basis von Word-​Dateien oder Ähnlichem wäre das nicht machbar gewesen.

Zusammenfassung

Das Projekt hat mit sehr viel Spaß gemacht! Wie erwartet, war das Arbeiten mit XML zeitlich recht überschaubar. Der größte Aufwand lag in Absprache, Kundenbetreuung und im Tüfteln am InDesign Template. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: 500 Seiten Satz in unter einer Minute.