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Kundenbericht: Template und Barrierefreiheit für das Bayerisches Staatsministerium

Ansicht des Heftes Schule und Beratung

Seit ein paar Jahren bin ich für das Bayerische Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten tätig. Der erste Kontakt kam über eine Anfrage bezüglich einer Schulung zum Thema Barrierefreiheit mit InDesign zu Stande. Erfreulicherweise ist das Ministerium ein Vorreiter bei seinen Anstrengungen, die gesetzlichen Forderungen der BITV 2.0 (Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz) umzusetzen. Der ersten Schulung folgten weitere, unter anderem zum Prüfen der Dokumente auf die Konformität zum ISO-/DIN-Standard PDF/UA.

Durch die Schulungsmaßnahmen konnten viele Probleme gelöst, Fragestellungen geklärt und die Datenqualität erheblich verbessert werden. Bei einigen, vor allem umfangreicheren Dokumenten, gab es jedoch Probleme bei der Umsetzung. Zum einen waren es Punkte, die unmittelbar mit der Barrierefreiheit zu tun haben, zum anderen, weil die barrierefreie Umsetzung zu viel Zeit in Anspruch nahm. Hier waren neben der Schulung auch Beratung und Projektbegleitung für ein erfolgreiches Ergebnis notwendig.

Das Magazin „Schule und Beratung“

Die Staatliche Führungsakademie (FüAk), eine Mittelbehörde im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten, bringt das Magazin Schule und Beratung als Periodikum heraus. Dieses ist die offizielle Informationsschrift des Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (StMELF). Produziert wird das Heft mit Adobe InDesign CS6.

Bildschrimfoto InDesign Doppelseite mit Bibliothek Heft Schule und Beratung

InDesign Doppelseite des Heftes mit Bibliothek

Optimierungspotentiale

Jede Ausgabe wird, neben der Aufbereitung für den Druck, auch als internettaugliches PDF angeboten und nach internen Vorgaben in einer barrierefreien Version. Die Ausgabe dieser PDFs nahm für jede Ausgabe erhebliche Zeitressourcen in Anspruch. Dennoch war das Ergebnis nicht vollständig barrierefrei.

Umsetzung

Als erstes fand eine eingehende Analyse der Layoutdaten statt, bezüglich des Ausgabezieles eines barrierefreien PDFs, aber auch hinsichtlich der effektiven Nutzung der Funktionen von InDesign. Auf Basis dieser Analyse erfolgte die Erstellung eines neuen InDesign-Templates. Hier ein kleiner Auszug aus den Optimierungen:

  • Unter Beachtung der Semantik wurden neue Absatz-, Zeichen-, Objekt-, Tabellen- und Zellformate angelegt
  • Für die Absatzformate wurden PDF-Tags im Template hinterlegt
  • Alternativtexte wurden anschließend in die Metadaten der Bilder geschrieben und automatisch in InDesign als Alternativtext verwendet
  • Die Musterseiten wurden optimiert und reduziert
  • Einsatz von Textvariablen zur Vermeidung von Mehrfacheingaben und Fehlerreduktion
  • Verwendete Layoutelemente wurden in einer Bibliothek hinterlegt
  • Layoutfunktionen von InDesign wurden implementiert, bspw. GREP-Stile, Spaltenspanne, automatische Größenänderungen von Textrahmen
  • Konfiguration zur Erstellung eines automatischen Inhaltsverzeichnisses

Das Ergebnis

Das neue Template versetzt die Sachbearbeiter nun in die Lage, ihre Inhalte schneller layouten zu können und dabei barrierefreie PDFs mit wenig Aufwand, fast schon als „Abfallprodukte“ auszugeben. Das weit verbreitete Denken „Barrierefreie PDFs verursachen nur Mehraufwand“ konnte erfolgreich wiederlegt werden Im Gegenteil: Wenn man die Herausforderung als Chance begreift, eröffnen sich viele spannende neue Möglichkeiten.

Bildschrimfoto InDesign Doppelseite mit markiertes Tags Heft Schule und Beratung

InDesign Doppelseite mit markierten PDF-Tags

Für einen besseren Eindruck, wie das Template funktioniert, hier ein kurzer Screencast:

[Update 2017/02] Auf den PDF Days Europe 2016 in Berlin habe ich einen Vortrag zum Projekt gehalten, dies ist nun via Youtube verfügbar: https://www.youtube.com/watch?v=vB7bc7B3NnM

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