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Satzautomat InDesign: Datenzusammenführung 2.0

Bildschirmfotos MyDataMerge

Wer schon einmal den Auftrag hatte, mehr als 50 Visitenkarten oder Datenblätter  in InDesign zu setzen, kommt schnell zu dem Punkt, sich zu überlegen, was es außer Copy & Paste noch alles für Möglichkeiten gibt, diese Arbeit zu erledigen. Meist senden Kunden die entsprechenden Daten in Form von Excel-Tabellen, was scheinbar auch den Entwicklern von InDesign bekannt war. Denn mithilfe der Datenzusammenführung lassen sich diese in InDesign automatisiert, auf einfache Art und Weise verarbeiten.

Diese Technik hat jedoch auch einige Nachteile: die Excel-Daten müssen zunächst in eine CSV-Datei konvertiert werden, es können keine mehrseitigen Layouts erstellt werden, nur eine gleichbleibende Anzahl von Datensätzen kann pro Seite verarbeitet werden, dass spezifische Eingehen auf Datenbesonderheiten (Wenn-Dann-Bedingungen) ist nicht möglich. Oft sind daher nach der Erstellung der Dokumente umfangreichere Nacharbeiten notwendig – Scripting & GREP sind dabei oft unerlässlich. Ein klassischer Fall bei Visitenkarten: bestimmte Personen haben einen Titel, andere nicht, dass als Platzhalter eingeführte Leerzeichen wird also manchmal benötigt, manchmal aber nicht. Es muss also im Anschluss gelöscht werden.

zwei Datensätzen, eines mit Titel, eines Ohne, hervorgehoben das Leerzeichen zu Beginn

Klassisches Problem bei der Datenzusammenführung durch variable Datensatzinhalte

Kommen dann noch weitere Faktoren hinzu, beispielsweise die Verarbeitung von Bildern oder das einpassen von besonders langen Datensatzinhalten (Mailadressen sind hier oft betroffen), sinkt der Automatisierungsgrad und die Einfachheit der Durchführung erheblich. Der zweite in InDesign vorgesehene Weg Daten automatisch zu verarbeiten, und zwar über XML-Dateien, führt zu denselben Problemen und ist gerade für Einsteiger noch komplizierter.

Weitere Möglichkeiten über die Funktionen von InDesign hinaus bieten natürlich diverse Plugins. Großer Beliebtheit erfreut sich beispielsweise EasyCatalog. Solche Tools sind in der Regel aber mit einem größeren Investitionsvolumen verbunden, verlangen einen gewissen Einarbeitungsaufwand und sind daher gerade für recht kleinteilige Layouts eher in die Kategorie Kanonen auf Spatzen einzuordnen.

Zwischen diesen Extremen gab es für die hier skizzierten Szenarien bis dato keine sinnvolle Lösung. Das neue Programm MyDataMerge (https://mydatamerge.com [Affiliate Link]) zielt genau auf diese Lücke ab. Es ist ein eigenständiges Programm für macOS welches als Schnittstelle zwischen Excel und InDesign dient. Man lädt die Excel-Datenquelle und das InDesign-Templates, das Programm steuert die Datenzuordnung und die Formatierung im Layout.

Bildschirmfoto MyDataMerge, Startfenster Dafür genutzt wird letztendlich nur die Datenzusammenführung, jedoch in Kombination mit erweiterten Techniken. So können eigene Bedingungen definiert werden, in welchen Fällen Daten beispielsweise mit bestimmten Formaten versehen werden oder um andere Elemente ergänzt werden können. Die Möglichkeiten sind extrem vielfältig.

Bildschirmfoto MyDataMerge, Detailoptionen für einen Datenfeld

Um euch einen Einblick zu geben, habe ich am Beispiel einer Visitenkarte mal ein Videotutorial zur Handhabung von MyDataMerge erstellt:

Dieses Video ansehen auf YouTube.

Wer das Programm spannend findet, kann sich auf der Webseite eine Demoversion und umfangreiche Beispieldaten laden. Auch hat der Hersteller ein paar Videos zur Handhabung online gestellt (https://www.youtube.com/watch?v=eow1WWbYeDE&rel=0).

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